Kamu ya da özel kurumlarda yöneticileri aradığınızda elbette önce asistanı/sekreteri çıkıyor. Hatta bazen asistanın asistanı çıkıyor. 2 kere süzgeçten geçirerek, ince eleyip sık dokuyarak, sorgu suale çekerek, derdinizi algılamaya çalışarak sizi bir sınıyorlar. Konunuz, talebiniz akıllarına yatarsa sanırım yöneticileriyle paylaşıyorlar.
Konu akıllarına yatmadıysa veya sizi önemsememişlerse veya unvanınızı yöneticileriyle görüştürmeye değer bulmamışlarsa boşuna beklemeyin. Geri dönüp uygun bir cümle ile talebinizin reddedildiğini bile söylemeye tenezzül etmiyorlar.
KURUMSAL CİDDİYET BU MUDUR?
O asistanın/sekreterin algılayamadığı yeni konu belki de yöneticinin “ne yapsam, şu konuyu iyi bilen birini bulsam, konuşsam, araştırtsam” dediği bir konudur. Fakat genellikle asistan/sekreter görevliler yöneticilerinin aklından geçeni bildiklerini zannettikleri için talebinizi aktarmayı gerekli görmezler, yazdığınız maili yöneticilerine yönlendirmezler.
Bu tür durumlarda asistan yönetici aslında yöneticisini yönetmiş, yönetirken kısıtlamış ve fırsatları kaçırtmış olur.
Yöneticinin adına gelen kurum ile ilgili maili asistan/sekreterlerin açmasını anlarım ama neden maillerden yöneticilerini haberdar etmezler? Yönetici talebi kabul etmeyecekse bile neden geri dönüp uygun bir cümle ile kurumsal itibarı korumaya çalışmazlar? Ya mailde kurumla ilgili bir uygunsuzluk, suiistimal, 3. kişilerin duymaması gereken bir durum varsa ne olacak?
Yöneticiler genellikle bu tür kurumsal itibar kayıplarından habersizdirler. Asistan/sekreterlerinin elinde yönetildiklerinin farkında olurlar ama çarpan etkilerini ve boyutlarını anlarlar mı?
Kurumsal olmak için epeyce çaba sarf edip aslında kurumsallığın ne kadar kırılgan olduğunu neden fark etmezler? Üstelik kendi makamları üzerinden.
Yönetici asistanları/sekreterleri o işi yapmaya ne kadar yetkindir, verimlilik kalitesini nasıl ve neye göre ölçerler?
Bugün birçok değerli konu, konuk ve fikrin, yönetici asistanları/sekreterleri zihninde/algısında yok olup gittiğini biliyoruz. Cinsiyetleri önemli değil. Bu genel olarak yapılan bir davranış. Belki de yöneticinin zamanını daha iyi değerlendirmesi için veya çeşitli sebeplerle korumak için alışkanlıkları ama ya kaçan fırsatlar, kayıplar?
Yöneticiler neden bu tür durumlara göz yumarlar, durumun ne kadar farkındadırlar, ne tür önlem alırlar, bu da işin diğer tarafı. Ya da bazı yöneticiler ulaşılmaz olmaktan mutlu olarak böylelikle kendilerine duvar mı örerler?
Her kurum yöneticisinin asistan/sekreter bariyerini bir düşünmesinde fayda var. Siz yönetici olarak neden oradasınız, asistan/sekreter neden orada? Bugün artık işletmeler sahanın ruhu ve bilgisi ile inovatif davranıyorlar. Yöneticiler karar vermeli; ya ego tatmini tarafında olacak ya da inovasyon tarafında. Personelini de buna göre bilgilendirecek ki kraldan çok kralcı olmasınlar.
Sözün özü; kurumlar kasılma edebiyatını bırakmalı, asistan/sekreterler vazifelerini gözden geçirmeli ve kurumlarını arayanlara değer vermeli, bulunduğu koltukta havaya girmemeli. Zaman hava yapılacak zaman değil, iş üretme ve verimli olma zamanı.
